Açık Ofis, yeni eğilim ile çok da uzun olmayan bir süredir hayatımızda. Açık Ofis’i, çalışan ve kişi/ekiplere özel odaların olmadığı, ofislerin bütünleşik şekilde olduğu, masaların kümelenmiş şekilde bir bölmeyle ayrıldığı/ayrılmadığı, ortak bir çalışma alanı olarak tanımlayabiliriz.
Ofis tanımı ve kökenine kısaca değinmek, konuyu detaylandırmadan önce fikir vermesi açısından önemli.
Office (fr.): Hizmet, görev, büro kelimeleri ile ihtiyaca binaen “iş yapılan yer” olarak adlandırılmış olup, kamu yaklaşımı ile büro kelimesinden türetilmiştir.
Tarihsel olarak, özellikle büyük ölçekli şirketlerin doğuşu ve büyümesi, organizasyonların genişlemesi ile anıtsal ve güç sembolü ihtiyacının öne çıkması sonucunun yanı sıra organizasyon ve yönetim açısından daha kullanışlı olması sebebiyle, çok katlı ofis yapıları tercih edilmeye başlanmıştı.
Bu tercihle birlikte ofis kullanımları, araç gereçlere kolayca erişilebilmesine ve -belki de daha önemlisi- çalışanların kolayca denetlenmesine uygun ortam sağlamaya başlamasıyla artışa geçti.
Araç gerecin ortak kullanımı, çalışanı denetleme ihtiyacı, çalışan ve ortam sayılarının artmasıyla, kaynağın fonksiyonel olarak sürekli iyileştirmesini ihtiyacıyla değişikliğe uğramasına sebep oldu.
Buraya kadar bahsi geçen çalışma şekli değişikliği, dönüp dolaşıp yineverimliliğe dayanmış oldu.
Yer değişikliklerinin kolay yapılması ve maliyetlerin çok daha düşük olması, kontrolün -her anlamda(!)- ele alınması ile ofis kullanımlarında son yıllarda kullanımı artan Açık Ofis düşüncesinin de önünü açmış oldu.
Konu verimlilik olunca tartışmalı hale gelse de; burada verimliliğin ne şekilde sağlanacağı, kontrol edilmenin verimliliği artırıp artırmadığı, çalışanın odaklanıp odaklanmadığı çok fazla sorgulanmadan kazanç ve kontrol uğruna Açık Ofis kullanımı yeri geldiğinde savunulmaya devam ediyor.
Rakamlarla Ofis İstatistikleri
Olaya yine bizlere yalan söylemeyen rakamların gözünden bakalım. İstatistiklerin bize söyledikleri;
- Açık Ofis maliyetleri, odalı çalışma ortamlarına oranla 4-5 kat daha az.
- Açık Ofis’le, çalışanların yüzde 73’ü daha az yüz yüze iletişim kuruyor ve mail trafiği yüzde 67 artış gösteriyor. Yani yüz yüze iletişim kurmaları için karşılıklı oturtulan insanlar mail atmayı tercih ediyorlar!(?)
- Açık Ofisler, yüz yüze iletişim oranını yüzde 70-75 azaltıyor.
- Çalışanların yüzde 95’i özel alanda çalışmanın kendileri için önemli olduğunu belirtiyor.
- Çalışanların Açık Ofiste %49,4’ü yüksek iş baskısı hissediyor.
- Danimarka’da 2011 yılında gerçekleştirilen ve bir kişiden oluşan hücresel ofis çalışmasının, açık plan ofislere kıyasla, daha fazla hastalıksız gün geçirme ile ilişkili olup olmadığının incelendiği bir çalışmada; açık ofislerde (>6 kişilik) çalışanların, hücresel ofislerde çalışanlara göre önemli ölçüde daha fazla hastalık izni kullandığı bildirilmiştir.
Rakamlara baktığımızda, çalışanların mahremiyetlerinin azalması, güvenlik, ortam kirliliği (ses ve özel alan), dikkatin dağılmasıyla birlikte odaklanmanın zorlaştığı ve çıktı kalitesinin de doğru orantılı olarak düştüğü rahatlıkla görülmekle birlikte farklı araştırma ve yazılarda ise açık ofisin verimliliği artırdığı sağlık anlamında iyileştirdiği aktarılmış.(?)
Verileri çarpıştırmak ve hayat şartlarımızın şu anki durumu bir yana, herhangi bir pozisyondaki bir çalışan olarak (C level dahil) bir e-posta veya şartname cevapladığınızı, analiz ve/veya çözüm doküman yazdığınızı, bordronuzu görüntülemeye çalıştığınızı, bankanızın online işlem merkezine giriş yaptığınızı ya da kritik bir konuda telefon ile görüşmeniz gerektiğini düşünün, yaptığınız işin çıktısı nasıl olurdu?
Ne kadar odaklanarak kaliteli bir çıktı verebileceksiniz?
Dokümana odaklandınız, yazarken yan masanızdaki sohbete kulak misafiri olmak, herhangi bir soru ile muhatap olmak vb. dikkat dağıtıcı etkenler ile karşılaşmak, iş kalitesini ve zaman yönetimini kolaylaştıracak mı?
Rutin işler belki bir şekilde göz ardı edilebilir fakat, özellikle inovatif yaklaşım gerektiren bir çözüm geliştirilmesinin gerektirdiği durumlar ve özel görüşme sıklığının fazla olduğu gibi durumlar için Açık Ofis’in kesinlikle kullanılabilir olmadığı çok aşikar.
Fabrika düzeninden doğup, çağrı merkezlerinde büyümüş olan, her türlü ortama uyarlanmaya çalışılan bu çözüm, yakın zamanda yaşanan pandemi ile birlikte tekrar sorgulanır oldu. Ve hatta pandemi ile ofislerin kapatılması, dönüşümlü kullanılmasının yanında bazı ofislerin kapatılarak evden çalışmaya başlandığı bir dönemde, iyice göze batmaya başlamış ve tekrar değerlendirilmesi gerekliliği bir kez daha ortaya çıktı.
Özetle söylemek gerekirse; Robert B. Reich’ın “Müthiş Düzen Çağı” olarak adlandırdığı Bilgi Toplumunda, duvarları yıkmanın, yanlış anlaşılması ve uygulanmasıyla da istenilenin aksi yönünde bir etki yarattığı görülüyor.
Odaklanma ve mahremiyetin ne kadar önemli olduğuyla ilgili aşağıdaki kitapları da tavsiye niteliğinde yazıma eklemiş olayım.
John Gertner – Fikir Fabrikası
Geleceğini Keşfedenler: Walter Isaacson – Dijital Çağın Biyografisi
Cal Newport – Pürdikkat
Yardımcı Kaynaklar:
Royal Society Publishing “The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration“
Hacettepe Unv. “Açık Plan Çalışmanın Psikososyal Değerlendirmesi“
Prof. Yaşar Tonta “Sanayi Toplumundan Bilgi Toplumuna Geçiş Sürecinde Temel Dinamikler”
Last modified: Ocak 10, 2021
